1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Synna BV
Acacialaan 12, 8301 Knokke-Heist
alain.naets@synna.be
KBO: in oprichting
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw gebruik van onze diensten of website verwerken wij de volgende gegevens:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres
- Financiële gegevens: rekeningnummer, betalingshistoriek (enkel voor eigenaars in beheer)
- Gegevens over uw eigendom: kavelnummer, quotiteiten, documentatie (enkel voor eigenaars in beheer)
- Communicatiegegevens: inhoud van berichten die u ons stuurt via het contactformulier
3. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welomschreven doeleinden:
| Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uitvoering van het syndicusmandaat en beheer van de VME | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Financieel beheer, boekhouding en facturatie | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Communicatie met eigenaars en bewoners | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Behandeling van uw contactaanvraag via het formulier | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Naleving van wettelijke verplichtingen (BW, BTW, archivering) | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor zij werden verzameld:
- Boekhoudkundige en fiscale documenten: 7 jaar (wettelijke verplichting)
- Contracten en notulen VME: 10 jaar na beëindiging van het beheersmandaat
- Contactformulierberichten: maximaal 2 jaar na het laatste contact
- Gegevens van het eigenaarportaal: tot 1 jaar na beëindiging van de beheersrelatie
5. Doorgifte aan derden
Synna BV geeft uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wettelijk verplicht:
- Leveranciers en aannemers die werken uitvoeren aan het gebouw (enkel naam en contactgegevens)
- Verzekeringsmaatschappijen bij schadedossiers
- Notarissen bij verkoop van een kavel (conform art. 577-11 BW)
- Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht
Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met alle externe partijen die in onze naam persoonsgegevens verwerken.
6. Cookies
Synna BV gebruikt uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Deze cookies slaan uw cookievoorkeur op en zijn vereist voor de beveiligde werking van het eigenaarportaal.
Wij plaatsen geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken of sociale mediaplatformen.
| Cookie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| synna_cookie_consent | Onthoudt uw cookievoorkeur | 1 jaar (localStorage) |
| PHPSESSID | Sessiebeheer eigenaarportaal | Sessie (wordt gewist bij sluiten browser) |
7. Uw rechten
Onder de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u bewaren
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op gegevenswissing: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wettelijke bewaarplichten dit verhinderen
- Recht op beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Recht op intrekking van toestemming: waar verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via alain.naets@synna.be. Wij reageren binnen 30 kalenderdagen.
Indien u meent dat uw rechten worden geschonden, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
8. Beveiliging
Synna BV treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder meer versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), toegangsbeveiliging met wachtwoorden en tweefactorauthenticatie voor het eigenaarportaal.
9. Wijzigingen
Synna BV behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Bij materiële wijzigingen worden eigenaars in beheer per e-mail geïnformeerd.
10. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:
alain.naets@synna.be
Synna BV, Acacialaan 12, 8301 Knokke-Heist
Vragen over uw privacy?
Neem gerust contact op — wij helpen u verder.